¿Qué es la matriz de Eisenhower y cuál es su origen?

Cuántas veces te has dicho “No sé por dónde empezar”, sientes que tienes tal cantidad de cosas encima de la mesa que es imposible centrarse en algo, y encima parece que todo es importante.

Trabajar sin un método o estrategia de priorización de tareas desemboca en esta frase, produciéndose una sensación de ansiedad que termina por bloquear nuestra productividad por completo.

matriz de eisenhower

No, no todo es urgente e importante, y de ahí la necesidad de utilizar la Matriz de Eisehower en nuestro día a día.

La Matriz de Eisenhower es una maravillosa y efectiva manera de priorizar tareas, tomar decisiones y gestionar el tiempo.

El origen de su nombre es, ni más ni menos, que el presidente número 34 de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, conocido por su alta productividad, pero,  fue Stephen Covey el que recopiló las ideas de priorización de Eisenhower y las convirtió en La Matriz de Eisenhower

Frases como «Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes», o «Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo» fueron pronunciadas por Eisenhower, lo que nos da una idea de la importancia que para él tenía la organización de todo lo que hacía.

¿Cómo utilizar la Matriz de Eisenhower?

Todas las tareas que realizas en tu día a día, desde la más simple a la más complicada, puede organizarse dentro de los ejes de importancia y urgencia de la matriz.

El resultado son 4 cuadrantes, con valores de prioridad del 1 al 4:

  1. Tareas urgentes e importantes. Tienes que poner toda tu atención en terminarlas, ya que hay que hacerlas inmediatamente o en el mismo día. Algunos ejemplos de estas tareas pueden ser Informes a entregar en el día o la Presentación para enviar a un cliente.
  2. Tareas importantes, pero no urgentes, suelen ser tareas u objetivos a largo plazo, que siendo importantes, no tienen un plazo cercano o fecha de vencimiento clara, por lo que puedes dejarlos para más adelante. Por ejemplo, terminar la carrera, aumentar mi conocimiento en una materia…
  3. Tareas urgentes, pero no importantes, estas son las que quitan más tiempo, ya que a menudo caemos en la trampa de posicionarlas en prioridad 1. Son tareas que, aunque requieren de su resolución inmediata, pueden delegarse en terceras personas, o dejarlas para cuando se finalicen las del nivel 1. Llamar por teléfono, reuniones con objetivos poco claros, pueden ser algunas de estas tareas.
  4. Tareas ni urgentes ni importantes. Tareas a eliminar de tu lista, ya que no aportan nada. 

Como ves, utilizar este método te ayuda a tener estructurado tu día a día en función de lo realmente importante y urgente, por lo que aprenderás a priorizar mejor y serás más productivo.

matriz de eisenhower

Toma de decisiones y priorización.

Nos guste o no, lo de priorizar no es algo que en general hagamos muy bien. Somos humanos, y como tales, todos nuestros actos están influidos por nuestras emociones, por lo que tomar decisiones en ocasiones se nos hace cuesta arriba. 

matriz de eisenhower

De ahí la importancia de adoptar una herramienta de trabajo objetiva como la matriz de Eisenhower, ya que nos ayudará a ver “desde fuera” nuestras tareas y asignarles la atención que precisen, reduciendo al máximo el sesgo emocional que de forma irracional aportamos.

Pero ¿Cómo distinguir entre urgente e importante? Esta es la decisión más difícil a tomar cuando defines tu matriz de Eisenhower. 

No existe una regla exacta, pero por si te sirve de ayuda, las tareas urgentes no puedes posponerlas y tienes que solucionarlas y atenderlas en el día; en cambio, las tareas importantes suelen ser aquellas que necesitan más planificación y están enfocadas a la consecución de objetivos a largo plazo.

Nunca tengas miedo a tomar decisiones sobre tu trabajo y tareas, piensa siempre que si no lo haces entonces sí tendrás un problema.

Cómo trabajar con la matriz de Eissenhower.

La matriz de Eisenhower es tremendamente efectiva cuando va acompañada de herramientas que nos ayuden a hacerla visible.

Una de esas herramientas es Trello. En ella podrás crear tu matriz desde el principio, y podrás, de un solo vistazo, conocer tus tareas, lo que tienes que hacer, lo que tienes que delegar y a quién, establecer plazos, crear checklist…

Además de permitirte automatizar muchas de las tareas, algo imprescindible si queremos que nuestra matriz de Eissenhower tenga el éxito que buscamos. 

Y hay algo muy importante que no queremos pasar por alto. Una vez hemos definido nuestra matriz, y establecido las prioridades, ¡hay que cumplirla!

Saber cómo vamos a empezar nuestro día es importante, y existen infinitas formas de abordarlo, pero hay uno que siempre ha llamado la atención, tanto por la frase en sí, como por el objetivo que busca:

“Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor que eso te pasará el resto del día”, esta frase de Mark Twain, es de las mejores maneras de explicar la prioridad… aquello más grande, difícil y complejo, hazlo primero, no lo dejes nunca para el final, ni lo pospongas. 

Lo único que conseguirás si lo haces es no llegar a tiempo, o realizar un trabajo con una calidad inferior a la que hubieras conseguido priorizando esa tarea.

Como verás, la productividad es un mundo fascinante. Además de la matriz de Eissenhower o Trello, existen infinidad de enfoques y herramientas que nos facilitan nuestro trabajo de una manera fascinante.

¿Y tú cómo organizas tus tareas? ¿Tienes algún método infalible para priorizar? ¡En Studio-Aloha somos frikis de la productividad! 

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1 comentario

  1. Estás cañona!!!
    Esta matriz es todo un súper empujón para arrancar, me encantó y me apunto para empezar a ejecutarla

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